Bestandsaufnahme & Implementierung — Von Datenquellen zur fertigen KI-Lösung

Ihr Aufwand während der Bestandsaufnahmephase ist begrenzt und strukturiert. Wir beginnen mit einem Kickoff-Workshop von 2–3 Stunden, in dem wir Ihre Datenquellen, Systeme, Prozesse und das spezifische Problem durchgehen, das wir lösen werden. Teilnehmer sind typischerweise die Personen, die die Daten und Arbeitsabläufe am besten verstehen — das können IT-Verantwortliche, Geschäftsentwickler, Teamleiter oder Prozessverantwortliche sein. Nach dem Workshop benötigen wir technischen Zugang zu relevanten Systemen, was typischerweise API-Schlüssel, Datenbankzugang oder exportierte Datendateien bedeutet. Wir übernehmen dann die gesamte technische Bestandsaufnahme: Inventarisierung der Datenquellen, Analyse der Datenqualität, Design der Architektur und Planung der Integrationen. Während der Entwicklungsphase haben wir laufende Abstimmungen, normalerweise einmal pro Woche, um sicherzustellen, dass die Lösung in die richtige Richtung entwickelt wird. Wir bitten nie um mehr Zeit als nötig — unser Prozess ist darauf ausgelegt, Ihren Aufwand zu minimieren und das Ergebnis zu maximieren.

Wir haben Erfahrung mit der Integration praktisch aller Systeme, die Organisationen nutzen. Dazu gehören CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce und Lime, ERP-Systeme wie Fortnox, Visma, Microsoft Dynamics und SAP, E-Commerce-Plattformen wie Shopify, Centra, WooCommerce, Medusa und Litium, Datenbanken wie PostgreSQL, MySQL und SQL Server, Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams und E-Mail, Projekttools wie Jira, Asana und Monday, Supportplattformen wie Zendesk und Freshdesk, sowie Dokumentenmanagementsysteme wie SharePoint, Google Drive und Confluence. Über strukturierte Daten in Systemen hinaus verarbeiten wir auch unstrukturierte Daten in Form von PDFs, Word-Dokumenten, Excel-Dateien, Webseiten und internen Wissensdatenbanken. Die Integration erfolgt über APIs, Webhooks, Datenbankverbindungen oder Dateiimporte je nach System. Wenn Sie eigene Systeme oder Nischenbranchenlösungen haben, bauen wir maßgeschneiderte Integrationen. Wir sind bisher auf kein System gestoßen, das wir nicht verbinden konnten.

Der Zeitrahmen hängt von der Komplexität der Lösung und der Anzahl der Integrationen ab. Eine einfachere Lösung — zum Beispiel ein RAG-basierter Wissensassistent oder ein definierter Agentenworkflow — dauert typischerweise 2–3 Wochen von der Bestandsaufnahme bis zur Produktion. Eine mittelgroße Implementierung mit mehreren Datenquellen, Systemintegrationen und Agentenworkflows dauert 3–5 Wochen. Komplexere Projekte mit Enterprise-Datenmengen, mehreren Systemen und fortgeschrittener Agentenorchestrierung dauern 4–6 Wochen. Wir arbeiten in Iterationen, was bedeutet, dass Sie kontinuierlich Fortschritte sehen und während des gesamten Prozesses Feedback geben können. Viele Kunden beginnen mit einem definierten Scope und erweitern dann schrittweise mit weiteren Funktionen basierend auf den Ergebnissen. Wir geben immer eine realistische Zeitschätzung nach der Bestandsaufnahmephase ab — bevor wir eine Zeile Code schreiben. Wenn Ihr Zeitplan eng ist, können wir Arbeitsstränge parallelisieren, um schneller zu liefern. Das Wichtigste für uns ist, dass die Lösung die richtige Qualität hat, nicht dass sie vorzeitig geliefert wird.

Qualitätssicherung ist in jeden Schritt unseres Prozesses eingebaut. Während der Bestandsaufnahme validieren wir die Datenqualität und identifizieren potenzielle Herausforderungen, bevor wir mit dem Bauen beginnen. Während der Entwicklung testen wir kontinuierlich mit Ihren tatsächlichen Daten, nicht mit synthetischen Testdaten, um sicherzustellen, dass die Lösung in Ihrer Realität funktioniert. Wir bauen Validierungs- und Kontrollschritte in alle Agentenworkflows und RAG-Pipelines ein — wenn ein Schritt ein unerwartetes Ergebnis liefert, wird es automatisch markiert. Vor der Inbetriebnahme führen wir systematische Tests durch, die Funktionalität, Leistung, Sicherheit und Grenzfälle abdecken. Wir testen mit dem Datenvolumen, das Sie tatsächlich in der Produktion verwenden werden, nicht mit einer kleinen Stichprobe. Nach der Inbetriebnahme überwachen wir die Lösung während der ersten Wochen und optimieren basierend auf der tatsächlichen Nutzung. Alle Lösungen werden mit vollständigem Logging und Audit-Trails geliefert, damit Sie die Ergebnisse überprüfen und verifizieren können. Wir setzen nie etwas ein, mit dem wir selbst nicht zufrieden sind.

Die Implementierung endet nicht bei der Inbetriebnahme. Während der ersten 2–4 Wochen nach dem Launch überwachen wir die Lösung aktiv, optimieren basierend auf der tatsächlichen Nutzung und stellen sicher, dass alles wie erwartet funktioniert. Wir kümmern uns um eventuelle Anpassungen, die nötig werden, wenn die Lösung auf reale Daten im vollen Umfang trifft. Sie erhalten eine vollständige Dokumentation, die die Architektur, Integrationen, Konfiguration und Wartung der Lösung beschreibt. Wir führen eine Übergabe mit Ihrem Team durch und bieten Schulungen an, damit relevante Personen verstehen, wie das System funktioniert und es überwachen können. Viele Kunden entscheiden sich für eine fortlaufende Zusammenarbeit nach der initialen Implementierung. Das kann die Optimierung bestehender Workflows, die Entwicklung neuer Agentenworkflows und Automatisierungen, die Erweiterung von Datenquellen und Integrationen oder völlig neue KI-Anwendungen umfassen, die während der Arbeit identifiziert werden. Wir haben flexible Arrangements für laufende Entwicklung und Support, angepasst an Ihre Bedürfnisse und Ambitionen.

Nein, das ist keine Voraussetzung. Wenn Sie bereits ein klares Bild davon haben, was Sie bauen möchten und welche Datenquellen involviert sind, können wir direkt zur Bestandsaufnahme und Implementierung übergehen. Unsere Bestandsaufnahmephase erfüllt teilweise die gleiche Funktion wie eine Readiness-Analyse — wir inventarisieren Datenquellen, verstehen Ihre Systeme und definieren den Scope, bevor wir mit dem Bauen beginnen. Der Unterschied ist, dass AI Readiness eine breitere organisatorische Durchleuchtung bietet, die Technologie, Prozesse, Kompetenz und rechtliche Aspekte über das gesamte Unternehmen abdeckt, während die Bestandsaufnahmephase einer Implementierung sich spezifisch auf das durchzuführende Projekt konzentriert. Wenn Sie unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, oder einen Gesamtüberblick wünschen, empfehlen wir, mit AI Readiness zu beginnen. Wenn Sie bereits genau wissen, was Sie bauen möchten, können wir direkt zur Implementierung übergehen. Und wenn Sie bereits eine Readiness mit uns durchgeführt haben, geht die Implementierung noch schneller, da wir Ihre Organisation, Ihre Systeme und Ihre Prioritäten bereits kennen.